Separación de texto con Excel: 7 pasos (con imágenes)

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificación: 2024-01-30 08:45

Este instructivo le mostrará cómo dividir (en jerga informática, analizar) texto usando Excel. El instructable le presentará algunos de los comandos de manejo de texto en Excel. Este instructable se basará en Excel 2007, pero funcionará en cualquier versión reciente del software. La técnica se puede aplicar a una amplia gama de datos.

Paso 1: cree su lista de nombres

En la celda A1, ingrese el nombre del encabezado de la columna. Con frecuencia, las listas tendrán nombres en la forma Último, Primero. Ingrese algunos nombres para trabajar. En la jerga informática, un grupo de caracteres de texto como nuestros nombres aquí se llama cadena.

Paso 2: recorte los espacios adicionales

Muchas veces, las listas de programas de computadora o copiadas de páginas web tienen espacios adicionales. Excel tiene una función llamada TRIM que elimina los espacios adicionales; si hay dos o más espacios en el medio de una cadena, Excel elimina todos menos uno, y si hay varios espacios al final de la cadena, Excel los elimina todos. Para usar la función, ingrese el encabezado TRIMMED en la celda B1 y luego ingrese la fórmula = TRIM (A2). Para mostrar cómo funciona la función, observe en la imagen que agregué espacios delante del nombre, Jane. La función TRIM elimina todos los espacios adicionales.

Paso 3: encontrar el carácter delimitador

Para separar el apellido y el nombre en diferentes celdas, necesitamos encontrar algo que divida las dos partes (en la jerga informática, esto se llama delimitador); en nuestro caso aquí es una coma. Para hacer esto usaremos las funciones de cadena en Excel. En la celda C1, ingrese el encabezado Coma y en la celda C2 ingrese la fórmula: = ENCONTRAR (",", B2). En inglés, esta fórmula significa Busque en la celda B2 y averigüe dónde está la coma. Cuando presiona Intro, la celda C2 devolverá el número 6 (si el nombre en la celda B2 es Smith, Jane), que es la posición de la coma en la cadena. Realizamos la función sobre el nombre recortado.

Paso 4: encontrar el nombre

Ahora es el momento de encontrar el nombre. Para hacer esto, usaremos una función llamada MID, que se usa para extraer partes de una cadena desde el MIDdle de la cadena. En la celda D1, ingrese el encabezado F_Name. ¿Dónde comienza el nombre? Bueno, como sabemos que la coma está en la posición 6 (el número devuelto en la columna Coma) y hay un espacio (recuerde, recortamos la cadena), el primer nombre debe comenzar dos posiciones después de la coma (una para el espacio después de, luego una más para la primera letra del nombre). En la celda D2 ingrese la fórmula = MID (B2, C2 + 2, 100) y presione enter. Deberías ver a Jane en la celda. Así es como se traduciría la fórmula al inglés: tome la cadena en la celda B2, comience 2 caracteres después de la coma y saque 100 caracteres. Al decirle a Excel que tome 100 caracteres, estamos diciendo que tome todo, desde el carácter 8 hasta el final de la cadena; ya sea que haya 1 carácter o 100, Excel obtendrá todo.

Paso 5: encontrar el apellido

Ahora el apellido. Esta vez, usaremos la función IZQUIERDA, que extrae texto del lado izquierdo de la cadena (nombre ingenioso, ¿eh?). En la celda E1, ingrese el encabezado L_Name. Entonces, ¿dónde termina el apellido? Sabemos que la coma está en la posición seis en este ejemplo, por lo que el apellido debe terminar 1 carácter antes de eso. En la celda E2 ingrese la fórmula = IZQUIERDA (B2, C2-1) y presione enter. Deberías ver a Smith. Traducido, la fórmula dice: Tome el número en la celda C2 y reste 1; tome esa cantidad de caracteres del lado izquierdo de la cadena en la celda B2.

Paso 6: copia las fórmulas

Copie sus fórmulas construidas para procesar el resto de los nombres resaltando las celdas B2 a E2. Notará que en la esquina inferior derecha de la selección hay un pequeño cuadro negro; manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse, seleccione el pequeño recuadro negro y arrastre hacia abajo (cuando su mouse esté sobre el lugar correcto, se convertirá en un signo 'más'). Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre hacia abajo hasta llegar a la última fila de nombres en su lista y suelte el botón izquierdo del mouse.

Paso 7: Terminando

Ahora no quieres fórmulas, quieres nombres. Ya casi terminamos. Resalte las celdas D2 a E6. Dentro del área resaltada, haga clic con el botón derecho del mouse. El borde debe cambiar a una línea de puntos en movimiento. Seleccione Copiar en el menú contextual. Luego, vuelva a colocar el botón derecho del mouse dentro del área resaltada, pero esta vez seleccione Pegado especial. Haga clic en el botón de opción Valores y seleccione Aceptar. Marque cualquier celda que tenga una fórmula (como D2 o E5); la fórmula debería haber sido reemplazada por el resultado de la fórmula. Haga clic en la A en la parte superior de la columna A, y manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse, arrastre a la columna C. El mouse derecho en el área resaltada y seleccione Eliminar; Te quedará tu lista de nombres con el nombre y apellido en diferentes columnas. Esta es una técnica flexible que puedes aplicar a muchas situaciones. ¡Divertirse!