Crear una macro en Microsoft Excel: 7 pasos

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificación: 2024-01-30 08:42

¿Tiene problemas para trabajar con conjuntos de datos en Excel? ¿Dedica demasiado tiempo a preparar datos y no lo suficiente a analizarlos? He usado macros de forma rutinaria en Excel para acortar el proceso de creación de modelos de datos efectivos, por lo que decidí que es un buen momento para enseñar a otros cómo usar esta excelente herramienta. El uso eficaz de macros en los procesos oportunos le ahorrará a su empresa mucho tiempo y, a cambio, ahorrará dinero.

Las macros son esencialmente programas que se crean en Excel mediante un proceso conocido generalmente como "Codificación visual". Básicamente, presiona “Grabar macro”, luego muestra los pasos intermedios y los cálculos hasta obtener su producto final, luego finaliza la grabación. Ahora, cada vez que tenga datos de entrada distribuidos de la misma manera que su macro original, puede presionar ese botón y el producto final se creará instantáneamente.

Creé una lista simulada de órdenes de compra y el precio correspondiente y la información recibida en efectivo. A través del proceso que estoy a punto de mostrarles, creé una macro para ingresar los datos en una hoja de cálculo profesional con solo hacer clic en un botón. La hoja de cálculo finalizada puede analizar qué cuentas aún tienen saldo y el número total de cuentas para el período determinado. No dude en tomar mi macro y personalizarla para que se adapte a las necesidades de su empresa.

Advertencia antes de comenzar:

Las macros son una función compleja de Excel. No aconsejo a los usuarios principiantes de Excel que intenten hacer una macro, primero aprenda a trabajar dentro de Excel y una vez que tenga una comprensión sólida de cómo usar Excel y las diversas funciones, intente crear macros. Dicho esto, este instructivo se hace asumiendo que los lectores entienden cómo operar dentro de Excel

Suministros

• Acceso a Microsoft Office y Excel
• Una comprensión general de cómo usar Excel

Paso 1: Paso 1: compile los datos y comience a grabar la macro

Primera imagen:

Organice los datos que desea incluir en su tabla en una hoja de cálculo de Excel. Una vez que todo esté en Excel, debe grabar la macro. Con las macros solo obtiene un intento, por lo que le recomiendo revisar esto en su totalidad antes de intentarlo.

Segunda imagen:

Para grabar la macro, deberá activar la pestaña Desarrollador, para hacer esto, vaya a Archivo> Opciones> Personalizar cinta, luego seleccione la pestaña Desarrollador y haga clic en “Aceptar”.

Tercera imagen:

Ahora que tiene la pestaña Desarrollador en su cinta, haga clic en la pestaña Desarrollador y luego haga clic en "Grabar macro". Cree un título que se adapte al contenido del archivo y presione "OK", todo después de este paso será el proceso de grabación de la macro hasta el paso donde se concluye. También tenga en cuenta que todas las celdas resaltadas en amarillo son para ayudarlo a guiarlo a través de este instructivo. NO lo ponga en su propio documento, ya que alterará la macro.

Paso 2: Paso 2: Cree una tabla y una plantilla para la hoja final

Primera imagen:

Primero cree una copia de la pestaña abierta para que tenga abiertas pestañas idénticas. Regrese a su pestaña original y seleccione los datos que desea organizar. Cree una tabla con encabezados y agregue algunas filas de espacio encima, hice 5 filas.

Segunda imagen:

Cree un título en la parte superior y cree un cuadro que contendrá las cifras de verificación. Las cifras de cheques para esta plantilla son "Número de clientes" y "Efectivo aún por cobrar". En cuanto a la organización de esta plantilla, puede hacer lo que quiera, pero tenga en cuenta que mi instructable es específico para el diseño que elegí.

Paso 3: Paso 3: Construya la primera figura de verificación

Este paso es bastante simple; sin embargo, un error aquí puede hacer que la cifra de verificación no funcione en la macro final. En el cuadro junto a la celda "Número de clientes", cree una fórmula "CONTAR" para sumar el número de celdas en una sola fila de la tabla. Elegí contar las celdas que resalté en amarillo. Además, es bueno notar que mi fórmula completa también está en la parte superior de la imagen.

Paso 4: Paso 4: Cree una segunda figura de verificación

Tenga cuidado, estos dos pasos siguientes son extensos y pueden resultar confusos, así que lea con atención. De aquí en adelante, mis instrucciones serán específicas para mi modelo de datos. Si necesita un proceso diferente, utilice el mío como referencia, pero no como un modelo 100% exacto, ya que es posible que no funcione para su archivo.

Primera imagen:

Vaya a la segunda pestaña del libro de trabajo (la pestaña copiada)

En la columna J, cree una nueva fila con el título "Cantidad restante". En la celda J2 (celda resaltada arriba) ingrese la fórmula = G2-H2 y cópiela al resto de las celdas. Regrese a la pestaña original con la plantilla de trabajo.

Segunda imagen:

En la celda E4, cree una nueva fórmula que totalice la columna Cantidad izquierda de la página copiada anterior. La barra de fórmulas muestra la fórmula terminada.

Paso 5: Paso 5: Efectivo no cobrado por el cliente

Para crear una imagen que muestre qué clientes aún tienen saldos pendientes, necesitaremos crear una tabla separada.

Primera imagen:

Para comenzar, regrese a la pestaña copiada, que se muestra arriba. Para la nueva mesa solo querremos la información para los clientes con un saldo pendiente. Primero, en las columnas "L" y "M", titúlelas "Nombre" y "Apellido", respectivamente. Luego, en la celda L2, escriba la fórmula = SI ($ J2> 0, A2,””). Esta fórmula escrita indica, si la celda J2 es mayor que 0, entonces muestre el valor en la celda A2, si no es mayor que 0, deje la celda en blanco.

Asegúrese de que cuando haga referencia a la celda J2 ponga un signo de dólar ($) delante de la J, esto nos permite copiar los datos a otras celdas correctamente. El signo $ mantiene la referencia en la columna "J" pero permite que las filas cambien en consecuencia. A continuación, copie la fórmula al resto de las celdas de la columna "L" y "M" (marcadas con un círculo arriba).

Segunda imagen:

Para extraer con precisión el valor en efectivo, usamos un valor similar al de los nombres anteriores. Esta vez cree una fórmula que diga, = SI (J2> 0, J2,””). La única diferencia en esta fórmula es que si el valor es mayor que cero, queremos los datos de "Cantidad restante". Copie estos datos en el resto de las celdas.

Tercera imagen:

Luego copie los nuevos datos de la pestaña copiada, luego vaya a la pestaña de la plantilla y haga clic derecho debajo de la tabla (no importa dónde). Después de hacer clic derecho, busque en las opciones de pegado y elija "Pegar valores", esto pega solo los números y no las fórmulas.

Cuarta imagen:

Cree un filtro para la tabla y elija uno de los encabezados. Haga clic en el menú desplegable y seleccione filtrar todo excepto los espacios en blanco. Una vez que el filtro esté en su lugar, los números de fila aparecerán en azul, resalté las celdas en amarillo para que sea más fácil. Seleccione las filas azules y elimine estas filas. Una vez que se eliminan las filas, borre el filtro como se muestra a continuación:

Paso 6: Paso 6: Finalizar la plantilla

Para que los datos de efectivo no cobrado por el cliente sean más profesionales, formatee los datos como una tabla. Una vez que esté completo, agregue un título a la tabla y haga clic en "Combinar y centrar" para que sea uniforme para la tabla. Si aún no lo ha hecho, asegúrese de que los números tengan el formato "Contabilidad" para mostrar los signos de dólar y las cantidades de centavos. En este punto, la macro está completa y el producto final debería verse así:

Paso 7: Paso 7: Finalice la macro

Vaya a la pestaña "Desarrollador" en la cinta y haga clic en el botón "Detener grabación". En este punto, la macro está terminada y lista para ser utilizada.

Cuando use la macro en el futuro, si los datos iniciales se presentan como en el Paso 1, ¡la macro debería funcionar perfectamente! Siga estos pasos de cerca y le prometo que sobresaldrá. ¡Buena suerte!