Cómo diseñar bases de datos relacionales en Microsoft Access para principiantes: 17 pasos

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificación: 2024-01-30 08:41

El siguiente conjunto de instrucciones detalla cómo diseñar bases de datos relacionales en Microsoft Access. Esta guía primero mostrará cómo vincular correctamente dos (2) tablas. Luego detallaré cómo crear un formulario a partir de esta nueva relación, permitiendo al usuario ingresar nueva información en la base de datos. No se requiere experiencia previa con este software. Todo lo que necesita es una computadora con Microsoft Access instalado. Este proceso no debería tardar más de 15 a 20 minutos desde el principio hasta su finalización. Una vez que tenga esta información, puede vincular una cantidad prácticamente infinita de puntos de datos, lo que hace que la entrada de datos y el registro sean mucho más eficientes en el tiempo. ¡Vamos a sumergirnos!

Descargo de responsabilidad: este conjunto de instrucciones utiliza datos precargados para crear las tablas en Access. Puede precargar sus propios datos o ingresar datos manualmente para crear sus tablas.

Paso 1: Abra Microsoft Access

Paso 2: después de abrir el acceso, navegue hasta "Objetos de acceso completo". Aquí es donde se enumeran nuestras tablas

Paso 3: Haga clic con el botón derecho en la primera tabla que desea agregar a su base de datos relacional (aquí en Nombrada la tabla "principal"). Seleccione "Vista de diseño" en la ventana correspondiente

Paso 4: con el campo de identificación resaltado, seleccione "Clave principal". un icono de llave se completará junto al campo ID. Luego, cierre la mesa. (Access le pedirá que guarde la tabla o que la guarde automáticamente)

Paso 5: Haga clic con el botón derecho en la segunda tabla que desea agregar a su base de datos relacional (aquí en Nombrada la tabla "secundaria"). Seleccione "Vista de diseño" en la ventana correspondiente

Con el campo de identificación resaltado, seleccione "Clave principal". Aparecerá un icono de llave junto al campo de ID.

Paso 6: agregue un campo final a la tabla secundaria haciendo clic en el primer campo en blanco debajo de "Nombre del campo"

El texto de este campo debe coincidir con el nombre del campo de la clave principal (o el primer campo) de la tabla principal y se denomina "Clave externa". Luego, cierra la mesa.

Paso 7: usando el panel de navegación, seleccione "Herramientas de base de datos", luego seleccione "Relaciones"

Paso 8: Arrastre las tablas principal y secundaria al panel "Relaciones"

Expanda las tablas según sea necesario para asegurarse de que se muestre todo el texto de las tablas.

Paso 9: Arrastre la clave principal de la primera tabla a la clave externa de la segunda tabla. Esto abrirá la ventana "Editar relaciones"

Paso 10: seleccione "Aplicar integridad referencial" y luego "Crear". Ahora habrá un vínculo entre las dos tablas

Paso 11: Con el panel de navegación, seleccione "Crear" y luego "Asistente de formulario"

Paso 12: Usando el cuadro desplegable "Tablas / Consultas" en la ventana correspondiente, mueva los campos de la tabla principal que desee en su formulario. Haga lo mismo con la tabla secundaria

Nota: No agregue las claves primarias ni externas de la tabla secundaria al formulario. Luego, seleccione "Siguiente".

Paso 13: Elija "Formulario con subformulario (s) para su vista de datos, luego seleccione" Siguiente"

Paso 14: elija un diseño para su subformulario. Optaremos por Tabular, ya que es un poco más fácil de ajustar. Luego, seleccione "Siguiente"

Paso 15: seleccione "Abrir el formulario para ver o ingresar información", luego "Finalizar"

Paso 16: Se han creado su formulario y subformulario

Si es necesario, ajuste el diseño del formulario y el subformulario para mostrar todos los campos. Haga clic con el botón derecho en su formulario, seleccione "Vista de diseño" y ajuste según sea necesario. Una vez que haya arreglado el diseño, haga clic con el botón derecho en el formulario y seleccione "Vista de formulario" para ingresar datos.

Paso 17: ¡Comience a ingresar y registrar

¡Felicidades! Ha vinculado correctamente dos tablas distintas en Microsoft Access. Al crear un formulario y un subformulario asociados, ahora puede ingresar datos que se reflejarán en las tablas correspondientes.

Para probar, ingrese texto en el primer campo de su formulario. Seleccione el botón "Tabulador" de su teclado para pasar al siguiente campo en el formulario / subformulario. En el último campo del subformulario, al seleccionar "Pestaña" se borrará el formulario y el subformulario y se moverán los datos a sus respectivas tablas. Seleccione el formulario o la tabla adjunta del subformulario. Cuando vea los datos que ingresó tanto en el formulario como en el subformulario en las tablas, habrá completado la tarea con éxito.

Solución de problemas: solo agregue claves primarias de la tabla principal a su formulario. Omita agregar las claves primarias y externas de la tabla secundaria a su subformulario. No agregue más de una clave principal por tabla.

¡Gracias por leer y disfrutar de un proceso de registro y almacenamiento de datos mucho más eficiente!