Cómo crear un presupuesto de estilo universitario con Excel: 12 pasos

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificación: 2024-01-30 08:43

Microsoft Excel es una herramienta muy poderosa que se utiliza en el mundo empresarial todos los días. La mayoría de las veces se utiliza para comunicar el rendimiento financiero de una empresa, pero sus usos son infinitos. Ya sea que esté usando Excel para crear un estado de pérdidas y ganancias complicado o un simple presupuesto mensual, puede hacer que trabajar con números sea un poco más fácil. Como empleador o empleado, tener la capacidad de utilizar Excel de forma eficaz es una habilidad muy importante que debe adquirir. Al pasar por este Instructable, aprenderá los nombres y comandos fundamentales en Excel y cómo usar estas habilidades básicas para crear un presupuesto mensual.

Paso 1: Funciones básicas de Excel Video

Paso 2: crear un título

I. Comience seleccionando celdas en A1-G2 II. A continuación, haga clic en "Combinar y centrar" en la barra de herramientas. Esto convertirá la selección anterior en una nueva celda única. III. Ahora, ingrese el texto en la celda recién formada haciendo clic en la barra de fórmulas. IV. La parte final de este primer paso es formatear el título. Primero, seleccione la celda y luego haga clic en "Estilos de celda" en la barra de herramientas, y seleccione "Acento 1". Finalmente, cambie el tamaño de fuente a 16.

Paso 3: crear encabezados de columna

I. Comience seleccionando la celda A3 e ingresando “Categoría” en ella. Continúe en la fila agregando: o "Presupuesto mensual" a B3 o "Presupuesto mensual" a C3 o "Presupuesto semestral" a D3 o "Presupuesto semestral" a E3 o "Presupuesto año escolar" a F3 o "Año escolar real" a G3 II. La siguiente parte es formatear A3-G3 seleccionando todas las celdas y haciendo clic en "Estilos de celda" en la barra de herramientas y eligiendo "Acento 5". Establezca la fuente en 14 en A3-G3. III. Por último, ajuste automáticamente todas las columnas (consulte el video de introducción para obtener instrucciones sobre cómo hacer esto).

Paso 4: cree encabezados de fila para ingresos

I. Seleccione la celda A4 e ingrese "INGRESOS DE". Continúe hacia abajo en la columna ingresando lo siguiente: o “Trabajos” en A5 o “Padres” en A6 o “Préstamos para estudiantes” en A7 o “Becas” en A8 o “Ayuda financiera” en A9 o “Varios” en A10 o “INGRESOS SUBTOTAL”en A11 II. A continuación, seleccione las celdas A4-A11. Haga clic en "Estilos de celda" en la barra de herramientas y elija "Acento 3". III. Finalmente, seleccione la celda A4 y ponga la fuente en negrita; haga lo mismo para A11. Columna de ajuste automático A.

Paso 5: crear encabezados de fila

I. Seleccione la celda A13 e ingrese "Gastos:" continúe hacia abajo en la columna agregando: o "Alquiler / Habitación y comida" a A14 o "Servicios públicos" a A15 o "Teléfono celular" a A16 o "Comestibles" a A17 o "Transporte" a A18 o "Seguro" a A19 o "Gas" a A20 o "Entretenimiento" a A21 o "Comer fuera" a A22 o "Matrícula" a A23 o "Libros" a A24 o "Cuotas escolares" a A25 o "Computadora" a A26 o “Varios” a A27 o “SUBTOTAL DE GASTOS” a A28 II. Seleccione las celdas A13-A28 y haga clic en "Estilos de celda" en la barra de herramientas. Elija "Acento 2". Seleccione la celda A13 y ponga la fuente en negrita, haga lo mismo para A28. Columna de ajuste automático A.

Paso 6: cree un encabezado de fila para el ingreso neto

I. Comience seleccionando la celda A30 e ingrese "INGRESO NETO". II. A continuación, con la celda A30 aún seleccionada, haga clic en "Estilos de celda" en la barra de herramientas y elija "Acento 6". III. Haga que la fuente en esta celda esté en negrita.

Paso 7: Complete las categorías de ingresos

I. Comience seleccionando la celda F5 e ingrese la cantidad de ingresos recibidos de los trabajos. (Nota: los números utilizados en este presupuesto se basan en montos determinados como promedio por la Universidad de Tennessee-Knoxville. Obviamente, elegirá números que reflejen sus categorías de ingresos personales). Para este ejemplo, ingresaremos los siguientes números en el correspondiente celdas: o “4800” en F5 o “6000” en F6 o “8000” en F7 o “8000” en F8 o “2000” en F9 o “360” en F10 II. A continuación, seleccione la celda D5 e ingrese “= F5 / 2” esto nos dará la cantidad adecuada para el semestre ya que, en este caso, un año escolar consta de dos semestres. Después de esto, seleccione la celda D6 e ingrese "= F6 / 2" y presione la tecla Enter. Seleccione las celdas F5 y F6 y mantenga el cursor sobre la esquina inferior izquierda de la celda F6 hasta que el cursor se convierta en un signo más negro, como se muestra en la siguiente figura. III. Haga clic en la esquina inferior derecha donde el cursor se ha convertido en un signo más negro (esto aparece cuando mantiene el cursor sobre la esquina inferior derecha de D6 mientras tanto D5 como D6 están seleccionados) y arrástrelo hacia abajo a través de la celda D10. Esto llenará automáticamente las celdas D7-D10 con la fórmula correcta, lo que ahorrará tiempo. IV. El proceso para completar las Categorías de Ingresos del Presupuesto Mensual es esencialmente el mismo que para las Categorías de Ingresos del Presupuesto Semestral. Para comenzar, seleccione la celda B5 e ingrese “= F5 / 8” (Nota: Para este presupuesto hemos asumido que un semestre tiene una duración de cuatro meses, por lo tanto, un año escolar de dos semestres constaría de 8 meses). Seleccione la celda B6 e ingrese "= F6 / 8", luego seleccione las celdas F5 y F6. Utilice la función Autocompletar mencionada anteriormente para completar las celdas F7-F10.

Paso 8: Complete las categorías de gastos

I. Seleccione la celda F14 e ingrese “9200” (Nota: Para este ejemplo, hemos optado por utilizar las estimaciones proporcionadas en el sitio web de la Universidad de Tennessee-Knoxville). Luego, complete las celdas F15-F27 de la misma manera. En este ejemplo se utilizan los siguientes valores: o "0" para F15 o "360" para F16 o "3600" para F17 o "1600" para F18 o "0" para F19 o "0" para F20 o "1200" para F21 o “600” para F22 o “9700” para F23 o “1500” para F24 o “500” para F25 o “100” para F26 o “250” para F27 II. Continúe seleccionando la celda D14 e ingrese la fórmula "= F14 / 2", luego seleccione la celda D15 e ingrese "= F15 / 2". Autocompletar las celdas D16-D27 seleccionando las celdas D14 y D15 y arrastrando el signo más negro (esto aparece cuando se mantiene el cursor sobre la esquina inferior derecha de D15 mientras tanto D14 como D15 están seleccionados) desde D15 desde D27. III. Luego, haga clic en la celda B14 e ingrese “= F14 / 8” presione la tecla enter una vez para seleccionar la celda B15 y escriba “= F15 / 8” en esta celda y presione enter nuevamente después de ingresar esa entrada. Seleccione B14 y B15 y Autocompletar las celdas F16-F27.

Paso 9: Determine los subtotales

I. Para determinar los subtotales en cada categoría, se utilizará la función Autosuma en la barra de herramientas. Comience seleccionando la celda B11 y luego haciendo clic en la función Autosuma ubicada cerca de la esquina superior derecha de la barra de herramientas. Lo siguiente debería aparecer en la celda B11: “= SUMA (B5: B10)” Presione enter una vez que aparezca y aparecerá el valor correcto. II. Repita el proceso para las celdas D11, F11, B28, D28, F28.

Paso 10: Aplicar formato a los subtotales

I. Comience seleccionando las celdas B11-F11 y luego haga clic en "Estilos de celda" y elija "Salida". II. Repita este proceso para las celdas B28-F28 en la Sección de gastos. III. Ahora, seleccione las celdas B11-F11 nuevamente y haga clic en la flecha desplegable etiquetada como "General" en la sección Número de la barra de herramientas. Seleccione el tipo de moneda". IV. Una vez más, repita el proceso anterior para las celdas B28-F28.

Paso 11: Determinar y dar formato a los ingresos netos

I. Seleccione la celda B30 e ingrese la fórmula "= B11-B28". (Nota: Ingresos netos = Ingresos-Gastos. Esto se ilustra con la fórmula utilizada en la fila 30). II. Ahora, use la función Autocompletar para completar los totales en la Fila 30 (Desde la Columna B hasta la Columna F). III. Formatee las celdas B30-F30 seleccionándolas todas y haciendo clic en "Estilos de celda" ubicada en la barra de herramientas y luego seleccionando "Cálculo".

Paso 12: Analizar el presupuesto

Después de completar el presupuesto, es importante revisar y analizar los diferentes aspectos del mismo. Esto implica examinar todas las categorías y buscar lugares en los que pueda reducir los gastos y, si es posible, aumentar los ingresos. Si bien es más difícil aumentar los ingresos que recortar los gastos, a la mayoría de las personas les resulta difícil reducir la cantidad que gastan. Al analizar en qué gasta el dinero, la clave es separar sus necesidades de sus deseos. Una vez que separe identificar estas subcategorías de gastos, le permitirá concentrarse en recortar la cantidad que gasta en deseos. También es aconsejable invertir dinero en ahorros siempre que sea posible, aunque, como lo atestiguan la mayoría de los estudiantes universitarios, es más fácil decirlo que hacerlo.