Cómo cargar y cambiar el nombre de documentos en una biblioteca de Office 365 SharePoint: 8 pasos

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificación: 2024-01-30 08:43

En este instructivo, aprenderá cómo cargar y cambiar el nombre de documentos en una biblioteca de Office 365 SharePoint. Este instructivo está hecho específicamente para mi lugar de trabajo, pero puede transferirse fácilmente a otras empresas para cualquier persona que utilice bibliotecas de SharePoint.

Suministros necesarios:

• Computadora, laptop o tableta.
• Software de SharePoint.
• Permisos de carga y edición en la biblioteca de SharePoint.

Descargo de responsabilidad: No se necesitan precauciones de seguridad.

Paso 1: seleccionar la biblioteca

Dentro de nuestro grupo de trabajo de Investigación es importante determinar en qué biblioteca se debe almacenar el documento. Si se trata de un informe de analista de un banco o documentos de una empresa pública como; Archivo de la SEC, comunicado de prensa o transcripción, debe almacenarse en los documentos de Wall Street Research y de empresas públicas. Si es un artículo de una revista, revista médica o publicaciones en línea como; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association o American Seniors Housing Association, debe almacenarse en la biblioteca de publicaciones. Puede encontrar las bibliotecas enumeradas en la barra lateral izquierda de la página de inicio del grupo de trabajo de investigación. Una vez que haya determinado la biblioteca correcta, debe hacer clic en la biblioteca para abrirla.

Paso 2: Carga rápida de documentos a la biblioteca de publicaciones

* Si está cargando documentos en la Biblioteca de documentos de empresas públicas y de investigación de Wall Street, omita este paso y consulte el paso 3.

Para la biblioteca de Publicaciones, abra la biblioteca haciendo clic en el enlace Publicaciones en la barra lateral en el primer paso. Desde allí, seleccione los documentos que desea cargar y arrástrelos a la biblioteca. Para asegurarse de que está cargando los documentos en el lugar correcto, cuando arrastre los documentos al grupo de trabajo, su pantalla debería aparecer como se muestra en la captura de pantalla anterior. La biblioteca debe aparecer atenuada y debería ver una imagen de icono para el documento (s) (Word, PDF o PowerPoint) con la palabra copia en la pantalla.

Una vez que se muestra, puede colocar el (los) documento (s) en la biblioteca y continuar con el paso 5.

Paso 3: selección de la biblioteca interna para cargar documentos de Wall Street Research y de empresas públicas

* Si solo está cargando documentos en la biblioteca de publicaciones, omitirá este paso y continuará con el paso 5.

Para la biblioteca de documentos de empresas públicas y de investigación de Wall Street, el proceso es un poco más complicado. Deberá encontrar la biblioteca interna etiquetada con el año correspondiente a los documentos.

Seleccione la biblioteca como se muestra en el paso uno. Luego, deberá hacer clic en los puntos suspensivos junto a los últimos artículos y lanzamientos. Aparecerá una lista de opciones. Deberá seleccionar Todos los conjuntos de documentos. Esto abrirá otra lista de opciones. De esa lista de opciones, seleccione el año correspondiente al documento. En la captura de pantalla de ejemplo anterior, hemos utilizado el año 2017.

Paso 4: Arrastrar y soltar documentos en la biblioteca de documentos de empresas públicas y de investigación de Wall Street

Como se muestra en el paso 2, para la biblioteca de publicaciones, deberá arrastrar los documentos a la biblioteca correspondiente. En este caso, será la biblioteca para 2017. Para asegurarse de que está cargando los documentos en el lugar correcto, cuando arrastre los documentos al grupo de trabajo, su pantalla debería aparecer como se muestra en la captura de pantalla anterior. La biblioteca debería aparecer atenuada y debería ver una imagen de icono para el documento (s) (Word, PDF o PowerPoint), pero esta vez con la palabra mover en la pantalla.

Una vez que se muestra, puede colocar el (los) documento (s) en la biblioteca y continuar con el paso 5.

Paso 5: Seleccionar Edición rápida para cambiar el nombre de los documentos

Hay dos formas de cambiar el nombre de los documentos en una biblioteca de SharePoint. Para este caso usaremos la versión Quick Edit. Para encontrar la opción Edición rápida, deberá hacer clic en Biblioteca en la cinta en la parte superior de la página y luego hacer clic en Edición rápida. Una vez que haya hecho clic en Edición rápida, la biblioteca tendrá el aspecto de una hoja de cálculo de Excel como se ve en la captura de pantalla anterior.

Complete la información en las secciones resaltadas que se muestran en la captura de pantalla anterior. Las secciones que deben completarse difieren según la biblioteca que esté actualizando. Una vez que haya completado la información requerida, asegúrese de hacer clic en la palabra DETENER arriba de las columnas para detener el proceso de edición rápida.

Publicaciones

• Editor*
• Nombre (título del documento)
• Fecha de publicación (DD / MM / AAAA)
• Tipo de informe*
• Asunto del informe *

Documentos de Wall Street Research y de empresas públicas

• Nombre (título del documento)
• Editores *
• Ticker * (Ticker de acciones, no siempre aplicable)
• Fecha de publicación * (DD / MM / AAAA)
• Tipo de informe*
• Asunto del informe *
• Autor principal *

Tenga en cuenta que los asteriscos anotados en las listas anteriores se refieren a metadatos. Para aquellas secciones con asteriscos, hay metadatos disponibles. Solo necesitará comenzar a escribir una palabra y sus selecciones se completarán automáticamente. No podrá agregar sus propias palabras en esta sección. Comuníquese con alguien que tenga acceso a Data Term Store si necesita agregar algo.

Paso 6: Comprobación del producto final

Una vez que haya cambiado el nombre de los documentos y haya completado todas las secciones correspondientes, deberá registrar los documentos para que otras personas puedan ver el documento. Si miras el documento, notarás que el ícono que muestra si es un documento PDF, Word o PowerPoing, muestra una flecha verde. Esto significa que usted es el único que puede ver el documento en este momento. Una vez que lo marque, otros podrán ver el documento.

Primero deberá seleccionar el (los) documento (s) haciendo clic en junto al documento como se ve en el ejemplo de captura de pantalla anterior. Esto colocará una marca de verificación junto a los documentos. Una vez que la marca de verificación esté al lado de los documentos, deberá volver a la cinta en la parte superior de la página y hacer clic en Archivos. Desde allí, hará clic en Check In. Esto verificará los documentos para que otros puedan ver los documentos finales editados. Aparecerá un cuadro blanco que le preguntará si desea conservar el pago después de registrar el documento. Simplemente haga clic en Aceptar para finalizar el proceso.

Paso 7: El producto final - Biblioteca de publicaciones

Este video le mostrará todos los pasos necesarios para cargar y cambiar el nombre de los documentos en la versión de Office 365 de SharePoint para la biblioteca de publicaciones.

Paso 8: El producto final - Biblioteca de documentos de Wall Street Research y de empresas públicas

Este video le mostrará todos los pasos necesarios para cargar y cambiar el nombre de los documentos en la versión de Office 365 de SharePoint para la biblioteca de documentos de Wall Street Research y de empresas públicas.